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사무관리규칙

[시행 2017-09-15][규칙 기획팀-1142 일부개정]

총무팀
제1장 총 칙
제1조(목적) 이 규칙은 아주대학교(이하“본 대학교”라 한다)의 사무 관리에 관한 사항을 정함으로써 사무 처리의 간소화, 표준화 및 정보화를 통해 사무행정의 능률화와 통일을 기함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) 본 대학교의 사무 관리에 관하여는 따로 규정되는 경우를 제외하고는 이 규칙이 정하는 바에 의한다.
제3조(용어의 정의) ① “공문서”라 함은 본 대학교 각 부서 내 또는 부서간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드 및 전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다) 및 각 부서에서 접수한 모든 문서를 말한다.
② “문서관리부서”라 함은 본 대학교 내의 공문서의 분류, 배부, 수발업무지원 및 보존 등 문서에 관한 사무를 주관하는 부서로서, 총무처를 말한다.
③ “처리부서”라 함은 문서의 수발 및 사무 처리를 주관하는 팀 등의 단위 부서를 말한다.
④ “정보통신망”이라 함은 전기통신설비를 활용하거나 전기통신설비와 컴퓨터 및 컴퓨터의 이용기술을 활용하여 정보를 수집, 가공, 저장, 검색, 송신 또는 수신하는 정보통신체제를 말한다.
⑤ “전자문서”라 함은 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신 및 수신 또는 저장된 문서를 말한다.
⑥ “서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 공문서(다만, 전자문서는 제외한다)상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 표시하는 것을 말한다.
⑦ “전자문자서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적 결합으로 자동 생성된 자기의 서명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.
⑧ “행정전자서명”이라 함은 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자 또는 발신명의인의 신원과 전자문서의 변경여부를 확인할 수 있도록 당해 전자문서에 첨부되거나 논리적으로 결합된 전자적 형태의 정보로서 인증을 받은 것을 말한다.
⑨ “전자이미지 직인”이라 함은 직인의 인영을 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 전자적인 이미지 형태로 입력하여 사용하는 직인을 말한다.
⑩ “전자문서시스템”이라 함은 문서를 전자적으로 통합관리하기 위한 시스템으로 전자문서의 생산, 기안, 결재, 협조, 등록, 저장, 관리, 발송, 접수, 조회 등을 지원하는 것을 말한다.
⑪ “전자결재”라 함은 전자문서시스템을 활용하여 문서의 작성, 기안, 검토, 협조, 결재 및 공람 등을 전자적으로 처리하는 것을 말한다.
⑫ “일련번호”라 함은 매 학년도에 새로 시작되는 번호를 말한다.
⑬ “결재권자”라 함은 총장, 「위임전결규칙」에 의하여 결재권을 위임 받은 자를 말한다.
제4조(사무 관리의 원칙) 본 대학교의 사무는 용이성, 정확성, 신속성 및 경제성이 확보될 수 있도록 관리하여야 한다.
제5조(사무의 분장) 각 처리부서의 장은 사무의 능률적 처리와 책임 소재의 명확성을 기하기 위하여 부서별 소관 사무를 단위업무별로 분장하되, 소속직원간의 업무량이 균형되게 하여야 한다.
제6조(사무의 인계 및 인수) ① 본 대학교 행정직원이 인사발령 또는 사무분장의 조정 등의 사유로 사무를 인계, 인수하는 때에는 담당사무에 관한 진행상황, 관계문서, 자료 및 기타 업무와 관련되는 사항을 구체적으로 문서로 작성하여 사유 발생일로부터 7일 이내에 소관업무 일체를 인계 및 인수하여야 한다.
② 사무를 인계 및 인수하는 자는 별지 제1호 서식의 사무인계인수서 3부를 작성하여 인계부서, 인수자, 문서관리부서에서 보관한다.
③ 사무를 인계, 인수할 때 입회자는 인계 및 인수자의 직근 상급자가 된다. 다만, 인계 및 인수자가 부서장일 경우에는 직근 하급자가 입회자가 된다.
④ 후임자가 정하여지지 아니한 경우 또는 기타 특별한 사유로 인해 후임자에게 사무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 자에게 소관업무 일체를 인계하고, 그 대리자는 후임자가 사무를 인수할 수 있게 된 때에 즉시 이를 인계하여야 한다.
⑤ 인계 및 인수시 관계문서, 자료, 업무에 관한 사항 일체를 인계 및 인수하며, 인계 및 인수 사유발생일 이후 어떠한 경우에도 컴퓨터 화일의 임의복사 및 훼손과 타부서 방출을 금한다.
⑥ 부서 간에 사무를 인계 및 인수하는 경우에는 별지 제2호 서식의 부서간사무인계인수서 3부를 작성하여 인계부서, 인수부서, 문서관리부서에서 보관한다.
제2장 공문서 관리
제7조(문서의 종류) ① 문서는 그 성질에 따라 법규문서, 지시문서, 공고문서 및 일반 문서로 나눈다.
② 법규문서는 정관, 학칙, 규정, 규칙, 기준에 관한 문서를 말한다.<개정 2013.2.14.>
③ 지시문서는 지시, 예규, 일일명령 등 학교 당국이 각 부서 또는 소속 교직원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서로서, 다음 각 호와 같다.
1. 지시 : 학교 당국이 부속기관을 포함한 교내 각 부서에 대하여 개별적, 구체적으로 발하는 문서.
2. 예규 : 행정사무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정사무의 처리기준을 제시하는 법규문서 외의 문서.
3. 일일명령 : 당직, 출장, 특근 및 각종 휴가 등 일일업무에 관한 지시.
④ 공고문서는 고시 및 공고 등 학교 당국이 일정한 사항을 대내외적으로 알리기 위한 문서로서, 다음 각 호와 같다.
1. 고시 : 법규, 정관, 학칙 및 규정이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 본 대학교 구성원에게 알리기 위한 문서
2. 공고 : 일정한 사항을 본 대학교 구성원(대외 포함)에게 알리는 문서
⑤ 일반문서는 부서의 의사를 결정하기 위하여 작성하는 기안문(시행문 겸용)을 말하며, 별지 제3호 서식에 의하여 작성한다.
제8조(문서의 성립 및 효력발생) ① 문서는 당해 문서에 대한 서명(전자문자서명, 행정전자 서명을 포함한다)에 의한 결재가 있음으로써 성립한다.
② 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 파일에 기록되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다.
제9조(문서작성의 일반사항) ① 문서는 쉽고 간명하게 한글로 작성하되, 올바른 뜻의 전달을 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자 및 기타 외국어를 넣어 쓸 수 있으며, 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로로 쓴다.
② 문서에 사용하는 숫자는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 아라비아 숫자를 쓴다.
③ 문서에 쓰는 날짜의 표기는 숫자로 하되 년, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 온점(.)을 찍어 표시하며, 시간은 24시각제에 따라 숫자로 하되 시, 분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유로 인하여 다른 방법으로 표시할 필요가 있는 경우에는 그러하지 아니한다.
④ 문서의 작성에 쓰이는 용지의 크기는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터로 한다.
제10조(문서의 구성 등) ① 기안문 및 시행문은 두문, 본문 및 결문으로 구성하며 다음 각 호와 같다.
1. 두문은 아주대학교 명칭 및 수신자로 한다.
2. 본문은 제목, 내용 및 붙임으로 한다.
3. 결문은 발신명의, 기안자, 검토자, 협조자, 결재권자의 직위 및 서명, 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 부서의 우편번호, 주소, 홈페이지주소, 전화번호, 모사전송번호, 담당자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.
② 제1항 제3호의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호는 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제10조의 규정에 의한 생산등록번호 및 접수등록번호로 하며, 두문의 수신자란에는 수신자명 또는 수신자기호를 쓰고 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 보조기관의 직위를 쓰되, 보조기관의 직위가 분명하지 아니한 경우에는 ○○업무담당팀장 등으로 쓴다.
③ 수신자가 두 곳 이상인 때에는“수신자 참조”라 쓰고 발신명의 왼쪽 아래에 수신자란을 설정하여 수신자명 또는 수신자기호를 표시한다.
④ 제목은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 간단하고 명확하게 표시하고, 내용은 그 문서의 내용을 쉽게 알 수 있도록 쉬운 말로 간략하게 작성하되, 성질을 달리하는 내용을 같은 문서로 작성하여서는 안 된다.
제11조(항목의 구분) ① 문서의 내용을 두개 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때에는 다음 구분에 의하여 표시한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, - 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다.
1. 첫째항목 : 1., 2., 3., 4.,…
2. 둘째항목 : 가., 나., 다., 라.,…
3. 셋째항목 : 1),2),3),4),…
4. 넷째항목 : 가),나),다),라),…
5. 다섯째항목 : (1),(2),(3),(4),…
6. 여섯째항목 : (가),(나),(다),(라),…
7. 일곱째항목 : ①,②,③,④,…
8. 여덟째항목 : ㉮,㉯,㉰,㉱,…
9. 제2호, 제4호, 제6호 및 제8호의 경우에 하., 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 때에는 거., 거), (거), <거>, 너., 너), (너), <너>……로 이어 표시한다.
② 각 항목의 글은 항목 구분을 한 다음 점(.)을 찍고 한 자를 띄어 쓰되, 글이 다음 줄로 계속된 때에는 좌측 기본선부터 쓴다. 다만, 괄호항목 표시는 점을 찍지 아니한다.
제12조(끝표시) ① 문서의 본문이 끝나면 한 자 띄우고“끝”표시를 하며, 붙임물이 있는 때에는 붙임의 표시문 끝에 한 자 띄우고“끝”표시를 하여야 한다.
② 본문의 내용이나 붙임의 표시문이 오른쪽 한계선에 닿은 때에는 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고“끝”표시를 하여야 한다.
③ 표 등의 서식을 작성하는 때에는 기재사항이 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우에는 서식의 칸 밖의 아래 왼쪽 기본선에서 한 자를 띄운 후“끝”표시를 하고, 서식의 칸 중간에서 기재사항이 끝나는 경우에는 제1항의 규정에 의한“끝”표시를 하지 아니하고 기재사항 마지막자의 다음 칸에“이하빈칸”표시를 하여야 한다.
제13조(문서의 수정) ① 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 원안의 글자를 알 수 있도록 당해 글자의 중앙에 가로로 두 선을 그어 삭제하거나 수정을 하고, 삭제 또는 수정한 곳에 서명 또는 날인하여야 한다.
② 전자문서를 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에는 수정한 내용대로 재작성 하여 결재를 받아 시행하되 수정 전의 전자문서는 기안자, 검토자, 협조자 또는 결재자가 보존할 필요가 있다고 인정하는 경우에는 이를 보존하여야 한다.
제14조(문서의 간인) 다음 각 호의 1에 해당하고, 그 내용이 2장 이상의 분량으로 이루어진 문서일 경우에는 간인 하여야 한다. 다만 전자문서의 경우 간인을 생략할 수 있다
1. 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서
2. 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서
3. 허가, 인가 및 등록, 계약 등에 관계되는 문서
제15조(문서에 대한 표시) ① 문서에 금전, 유가증권, 참고서류, 기타 물품이 첨부될 때에는 본문이 끝난 다음 줄에“붙임”의 표시를 하고, 첨부물의 명칭과 수량을 쓰되, 첨부물이 2가지 이상인 때에는 제11조의 규정에 의하여 나누어 표시하여야 한다.
② 문서 및 유가증권에 금액을 표시하는 때에는 아라비아 숫자로 쓰되, 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재하여야 한다.
제16조(문서의 전산관리) 본 규정에서 정한 문서, 각종 대장 및 서식 등은 특별한 사유가 없는 한 전산화, 자동화가 용이하도록 전자문서시스템을 이용한 전자문서로 관리하여야 한다.
제17조(문서의 기안) ① 문서의 기안은 전자문서로 하여야 한다. 다만, 업무의 성격 및 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 그러하지 아니한다.
② 문서의 기안은 기안문서로 하여야 한다. 다만, 관계서식이 따로 있는 경우에는 그 내용을 관계서식에 기입하는 방법으로 할 수 있다.
③ 2 이상의 부서장의 결재를 요하는 문서의 기안은 그 문서의 처리를 주관하는 부서에서 기안하여야 한다.
④ 기안문에 첨부되는 계산서, 통계표, 도표 및 기타 작성상의 책임을 밝힐 필요가 있다고 인정되는 첨부물에는 그 여백에 작성자가 서명 또는 날인한다.
⑤ 기안한 자는 기안문의 기안자란에 서명한다.
제18조(일괄기안) 문서의 내용이 서로 관련성이 있는 경우에는 각 안을 동시에 일괄하여 기안할 수 있다. 이 경우 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 각각 다른 생산등록번호를 사용하여 같은 일시에 시행하여야 한다.
제19조(검토 및 협조) ① 기안문은 최종 결재권자의 결재를 받기 전에 문서의 내용상 다른 부서의 검토 및 협조가 필요한 경우 해당 부서의 협조를 받아야 한다. 다만, 출장, 휴가 등 부득이한 사유로 검토 및 협조의견을 받을 수 없는 경우에는 그 사유를 명시하여야 한다.
② 검토 및 협조부서는 별지 제4호 서식에 따라 협조부서 의견검토서를 작성하여 검토 및 협조의견과 직위를 쓰고 서명한 후 요청부서에 전달하여야 한다. 다만 전자문서의 경우 협조부서의 의견추가로 대신한다.
제20조(결재) ① 기안한 문서는 총장의 결재를 받아야 한다. 다만, 부서장 명의로 발송하는 문서는 그 부서장의 결재를 받아야 한다.
② 총장은 사무의 내용에 따라 위임 전결할 수 있으며, 「위임전결규칙」에 따른다.
③ 제2항에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장 결재란을 두지 아니하고 전결하는 자의 서명 란에 “전결”표시를 한 후 서명하여야 한다.
④ 결재권자가 출장, 휴가 등 기타의 사유로 상당한 기간 부재중일 때에는 그 직무를 대행하는 자가 서명란에“대결”표시를 하고 서명하며, 내용이 중요한 문서에 대하여는 결재권자에게 사후에 보고하여야 한다.
⑤ 결재권자의 서명란에는 서명일자를 표시할 수 있다.
제21조(기안문의 시행) 제20조의 규정에 의한 문서를 시행하는 때에는 따로 시행문을 작성하지 아니하고 당해 문서의 발신명의 란에 직인(전자이미지 직인을 포함한다)을 찍거나 서명하여 시행할 수 있다.
제22조(발신명의) ① 문서의 발신명의는 총장으로 한다.
② 교내의 부서 상호간에 발신하는 문서(이하“대내문서”라 한다)는 해당 부서장의 명의로 한다.
③ 내부결재문서는 발신명의를 표시하지 아니한다.
제23조(직인날인) ① 총장 명의 또는 부서장 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장, 상장 및 각종 증명서에 속한 문서에는 직인(전자이미지 직인을 포함한다)을 찍거나 서명을 한다.
② 일일명령 등 단순 업무 처리에 관한 지시문서와 부서간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보 등을 위한 문서로서 경미한 내용의 문서에는 직인을 찍는 것을 생략할 수 있다.
③ 제2항의 규정에 의한 문서에는 기안문 및 시행문의 발신명의 표시 오른쪽 아래에 직인생략 표시를 하여야 한다. 다만, 교내 부서 간에 유통되는 문서에는 직인생략 표시 또한 생략할 수 있다.
제24조(문서의 발송) ① 대외문서는 다음 각 호의 확인을 거쳐 문서관리부서에서 발송함을 원칙으로 하며, 대내문서의 경우에는 처리부서에서 발송한다.
1. 결재권자의 결재 여부 확인 및 등록
2. 문서의 간인
3. 문서발송대장의 기재사항과의 일치여부
② 종이문서인 경우에는 이를 복사한 후 직인을 찍거나 서명하여 발송하고, 전자문서인 경우에는 전자문서시스템 상에서 발송하여야 하나, 전자문서 중 정보통신망을 이용하여 발송할 수 없는 문서는 이를 출력하여 발송할 수 있다.
제25조(문서의 접수 및 처리) ① 문서는 처리부서에서 접수하여야 하며, 문서관리부서에서 직접 받은 문서는 별지 제5호 서식의 문서배부대장에 기록한 후 접수일시만을 기재하여 지체 없이 처리부서에 이를 배부한다.
② 처리부서에서 접수된 문서에는 별지 제6호 서식의 접수인을 찍고, 별지 제7호 서식의 문서등록대장에 접수등록번호와 접수일시를 기재하여야 하며, 전자문서인 경우에는 접수등록번호와 접수일시가 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
③ 처리부서의 문서수발사무를 담당하는 자는 접수된 문서를 처리담당자에게 인계하고, 처리담당자는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 다만, 전자문서인 경우에는 공람하였다는 기록이 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.
④ 문서관리부서는 접수한 문서가 2이상의 부서에 관련되는 때에는 가장 관계가 깊은 부서에 먼저 이송한다. 처리부서에서 직접 접수한 경우에도 이와 같다.
⑤ 제3항의 규정에 의한 결재권자는 문서의 처리기한 및 처리방법을 지시할 수 있으며, 필요하다고 인정하는 때에는 그 처리담당자를 따로 지정할 수 있다.
⑥ 정보통신망을 이용하여 접수된 문서는 제1항 내지 제5항의 규정에 의하여 처리하여야 한다. 다만, 발신자의 주소, 성명 등이 불분명한 경우에는 접수하지 아니할 수 있다.
⑦ 제4항의 규정에 의하여 문서를 접수한 부서는 당해 문서를 관련 부서에 이송하여야 한다.
⑧ 접수인은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 두문의 오른쪽 여백에 찍어야 한다.
제26조(문서의 반송 및 재교부등) ① 접수한 문서에 형식상의 오류가 있는 경우에는 그 뜻을 기재하여 반송할 수 있다.
② 처리부서는 그 소관에 속하지 아니하는 문서를 문서관리부서로부터 인계 받았거나 직접 접수하였을 경우에는 사유서를 첨부하여 지체 없이 문서관리부서에 반송하여야 하며, 문서관리부서는 당해 문서를 즉시 재 배부 하되, 문서관리부서장이 지정하는 처리부서로 보내야 한다.
제27조(문서의 분류) ① 문서는 문서분류기준표에 따라 분류하여 문서 등록대장에 기록한다.
② 문서분류기준표에는 처리부서, 분류번호, 보존기간 등이 포함 되어야 한다.
③ 문서는 대기능, 중기능, 소기능, 단위업무, 단위사안의 다음 각 호와 같이 분류한다.
1. 대기능 : 대학교 본부, 일반대학원, 전문대학원, 특수대학원, 대학, 특수학부, 부속기관, 연구기관, 지원기관, 아주대학교산학협력단 및 비서실로 분류
2. 중기능 : 센터 및 팀에 준하는 단위로 분류
3. 소기능 : 각 센터 및 팀의 업무를 유사업무별로 분류
4. 단위업무 : 「업무분장규칙」에 명시된 부서별 업무단위로 분류
5. 단위사안 : 문서성격, 보존가치, 상호연관성 등을 종합적으로 고려하여 분류
④ 업무분장개정 또는 업무의 신설, 폐지 등으로 단위업무 이상의 분류 변경이 필요하다고 인정되는 때에는 별지 제8호 문서분류기준표변경신청서를 작성하여 문서관리부서로 제출하여야 한다.
⑤ 각 처리부서 문서관리자는 별지 제9호 문서분류기준표를 매년 2월 문서관리부서에 제출하여야 한다.
제28조(문서의 편철 및 관리) ① 각 처리부서는 단위사안별로 문서철을 만들어 문서를 발생 순서에 따라 편철한다.
② 각 처리부서의 장은 단위업무별 문서철 작성기준을 수립하여 문서가 체계적으로 편철, 관리 되게 하여야 한다.
③ 제2항을 위해 처리부서의 장은 문서관리자를 임명한다.
④ 제1항의 규정에 의하여 작성된 문서철은 분류번호를 부여한 후 문서철에 당해 분류번호를 표기하여야 한다.
제29조(문서의 보안 및 공개) ① 정보통신망을 이용하여 전자문서를 유통함에 있어서 위조, 변조 및 훼손방지를 위한 보안 조치를 하여야 한다.
② 작성된 전자문서는 보안 등급에 따라 관리됨으로써 불법적으로 검색, 열람, 유통되는 것을 방지한다.
③ 문서생산자는 문서의 생산단계에서 제4항과 제5항에 따라 문서의 보안 및 공개 등급을 설정하여야 한다.
④ 문서의 보안 등급은 다음 각 호와 같다.
1. 1등급 : 직위기준으로 부서장 이상
2. 2등급 : 직위기준으로 팀장 이상
3. 3등급 : 전자문서시스템 계정을 소유한 자
⑤ 문서의 공개 등급은 다음 각 호와 같다.
1. A등급 : 팀 전원 공개
2. B등급 : 결재라인 공개
⑥ 전자문서시스템은 문서의 보안 및 공개 등급에 따라 문서에 대한 검색, 열람, 유통이 통제되도록 운영되어야 한다.
제30조(문서의 보존) ① 문서는 서류함(화일, 캐비넷 또는 이에 준하는 것)에 보존하여야 하며, 문서관리부서에서는 문서 보존실을 설치하여 보존하고 문서를 쉽게 찾아 볼 수 있도록 별도의 색인표를 작성, 비치하여야 한다.
② 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 생산년도 및 분류번호별로 보존하여야 하며, 보존하고 있는 문서의 현황을 파악하기 위하여 문서관리부서는 별도의 보존문서기록대장을 각각 작성․비치하여야 한다.
③ 문서관리부서장 및 각 부서의 장은 보존중인 문서와 보존문서기록대장을 연 1회 이상 대조하여 보존 상태를 확인하고, 문서의 변질, 충해 및 방화에 대비하여 제습 및 소독 등 적절한 조치를 취하여 관리에 만전을 기해야 한다.
④ 전자문서는 컴퓨터 파일이나 출력물로 보존한다.
⑤ 전자문서를 보존, 관리함에 있어서 분실, 도난, 유출, 변조, 멸실 또는 훼손되지 아니하도록 적절한 보안장치를 하여야 한다.
제31조(문서의 보존기간) ① 문서의 보존기간 및 분류는 다음 각 호의 원칙에 의한다.
1. 영구보존문서(제1종문서) : 영속할 성질이 있는 다음의 내용에 준하는 문서류
가. 학교의 설립, 발전에 관한 중요한 역사적 가치가 있는 문서류
나. 조직의 편제, 인가 및 허가에 관한 원본 문서류
다. 이사회의 심의를 거치는 중요정책 문서 중 영구적으로 보존할 필요가 있는 문서류
라. 기타 후일에 영구히 증거 또는 참조할 필요가 있는 문서류
2. 준영구보존문서(제2종문서) : 영구보존할 필요는 없으나 각문서의 성질에 따라 10년을 초과하는 특정기간을 정하여 보존해야 할 다음의 내역에 준하는 문서류
가. 교무회의의 의결을 거치는 중요정책 문서 중 준영구적으로 보존할 필요가 있는 문서류
나. 각종 규정류의 제정 및 개폐에 관한 원본 문서류
다. 교육부의 법령해석 또는 지시에 관한 원본 문서류
라. 기타 영구적으로 보존할 필요는 없으나 10년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서류
3. 10년 보존문서(제3종문서) : 다음의 내용에 준하는 문서류
가. 주요정책 및 제도에 관한 계획, 지침, 조사, 연구 및 보고 문서류
나. (준)영구보존문서에 속하지 아니하나 후일 장기간 증거 또는 참고가 될 문서류
4. 5년 보존문서(제4종문서) : 다음의 내용에 준하는 문서류
가. 일반업무계획 및 각종 감사관계 문서류
나. 기타 후일에 소정기간 증빙 또는 참고가 될 문서류
5. 3년 보존문서(제5종문서) : 다음의 내용에 준하는 문서류
가. 단순업무 처리 및 각종 제증명의 발급관계 문서류
나. 기타 후일에 상당기간 보존하여 참고가 될 문서류
6. 1년 보존문서(제6종문서) : 다음의 내용에 준하는 문서류
가. 일일명령 등 일상적인 업무처리에 관한 지시 문서류
나. 부서간의 업무연락 및 통보에 관한 문서류
② 문서의 종별 보존기간은 따로 정하는 바에 의한다.
제32조(문서의 보존기간 변경 등) ① 처리부서의 장은 다음 각 호의 1에 해당하는 사유가 있는 때에는 그 부서에서 보존하고 있는 단위문서철의 보존기간 및 명칭 등을 변경할 수 있다. 다만, 문서관리부서장과 사전에 협의하여야 한다.
1. 정책 또는 사업이 변경되거나 수정되어 관련 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우
2. 각종 감사 또는 소송과 관련되어 그 종료 시까지 문서의 보존기간을 연장할 필요가 있는 경우
3. 주기적인 재처분 또는 계약의 갱신 등으로 사실상의 효력 및 이해관계가 계속 존속될 것으로 예상되는 경우
4. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 없는 경우
5. 제31조에서 정한 보존기간에도 불구하고 역사적인 자료로서 10년 이상의 보존이 필요한 경우
6. 그 밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우
② 제1항의 규정에 의하여 보존기간 및 명칭 등을 변경한 경우에는 별지 제8호 문서분류기준표변경신청서를 작성하여 문서관리부서로 제출하여야 한다.
제33조(보존문서의 인계 및 이관) ① 각 부서 보존기간이 경과한 문서는 보존기간 종료일 경과 1개월 이내에 문서관리부서로 이관하여야 한다.
② 보존문서를 이관하는 때에는 이관화일의 목록 2부를 작성하여, 1부는 수령자의 서명 또는 날인을 받아 자체보관하고 1부는 이관되는 문서와 함께 이관하여야 한다.
제34조(보존문서의 정리) 문서관리부서장은 매년 1회 이상 문서의 정리기간을 정하여 본 대학교에서 보유중인 문서를 정리하여야 한다.
제35조(보존문서의 폐기) ① 보존문서는 그 보존기간이 경과한 후에는 지체 없이 이를 폐기하여야 한다.
② 준 영구 보존문서는 각 부서장과 문서관리부서장이 협의를 거쳐 더 이상 보존할 필요가 없다고 인정하는 때에는 이를 폐기할 수 있다.
③ 문서를 폐기하는 때에는 폐기문서목록을 작성비치 하여야 한다.
④ 각 부서에 보존 중이던 폐기문서는 문서관리부서에 이관 일괄 폐기처분 하도록 한다.
⑤ 전항에도 불구하고 특별한 사유가 있는 경우에는 폐기하지 아니하고 활용할 수 있다.
제36조(문서의 대여 및 열람) ① 보존하고 있는 문서의 대여 및 열람을 요청하는 때에는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 이에 응하여야 한다.
② 문서를 대여 및 열람하는 때에는 별지 제10호 서식의 보유문서 대출기록부에 대출사항을 기록, 유지하여야 한다.
③ 제35조에도 불구하고 전자문서의 경우 별도의 결정이 있기까지 활용할 수 있도록 한다.
제3장 직 인 관 리
제37조(직인의 종류) ① 직인의 종류는 다음 각 호와 같다.
1. 총장 인
2. 각 처장 인
3. 총장직속 각 본부(실)장 인
4. 각 대학원장 및 대학장 인
5. 부속기관, 연구기관, 지원기관의장 인
6. 기타 총장이 필요하다고 인정하는 부서장 및 위원장 인
② 직인을 관수하는 부서 및 각종 증명서, 신분증 등을 발급하는 부서에서는 직인 외에 계인과 철인을 각인하여 사용할 수 있다.
③ 총장직인은 연구관리업무 또는 민원업무 등 특수업무를 처리하기 위하여 총장의 승인을 얻어 별도의 특수직인을 제작하여 사용할 수 있다.
제38조(특수직인) ① 민원업무 등 특수 업무를 처리하기 위하여 특별히 필요한 경우에는 총장의 승인을 얻어 별도의 직인을 제작하여 사용할 수 있다.
② 전자문서에는 전자이미지 직인을 제작하여 사용할 수 있다. 다만, 전자이미지 직인을 사용하고자 할 경우에는 문서관리부서에 의뢰하여 직인을 전자 입력하여야 한다.
제39조(인영의 내용) ① 직인의 인영은 직위의 명칭에 “인” 또는 “의인”자를 붙인다.
② 제38조제1항에 의한 특수직인은 그 직인의 하단부에 폭 5밀리미터의 여백을 두고 선을 표기한 후 그 여백에 특수 업무 집행 목적에 한하여 사용하는 것임을 명시하여 새긴다.
제40조(재료, 글체, 규격) ① 직인은 쉽게 부식, 마멸되지 아니하는 흑색의 재료를 사용하여 각인한다.
② 직인은 정사각형으로 하고, 한글 전서체로 가로로 새기되, 그 규격은 총장직인은 3Cm, 각 부서장은 2.7Cm로 한다. 다만, 특수직인의 규격은 2.7Cm로 한다.
③ 계인은 타원형으로 하고, 한글 전서체로 “계”자 와 학교명, 부서명 또는 직명을 가로로 새기며 그 규격은 가로 1.5Cm, 세로 3.5Cm로 한다.
④ 철인은 철재의 원형으로 하고, 중심에 본 대학교 교표와 주위에 한글 및 영자의 교명 또는 각 부서명을 새기며 그 규격은 직경 4.0Cm로 한다.
제41조(직인의 등록 및 개폐) ① 직인의 신규 제작, 개인 폐기 및 이의 등록, 교부 업무는 총무처 총무팀에서 관장한다.
② 직인의 제작, 개인 및 폐기를 필요로 하는 부서에서는 그 사유를 상세히 기록하여 총무처장에게 별지 제11호 서식에 따라 신청하여야 한다.
③ 총무처장은 총장의 승인을 얻어, 직인을 각인하여 제작사유와 연, 월, 일 등을 별지 제12호 서식의 직인대장에 기재하고 인영을 등록한 후 이를 교부하며, 폐기직인은 직인대장을 정리한 후 이를 보존 또는 소각한다.
④ 전자이미지 직인을 재등록한 경우에는 사용 중인 전자이미지 직인을 즉시 삭제하고, 재등록한 직인을 전자 입력하여 사용하여야 한다.
⑤ 전자이미지 직인을 등록하는 경우에 직인의 인영을 전자적인 이미지형태로 컴퓨터 파일에 등록하여야 한다.
제42조(직인관수) 직인의 관수 책임자는 총무팀장으로 하되 각 부서장의 요청이 있을 경우에는 총장의 허가를 받아 각 부서장에게 관리를 위임할 수 있다.
제43조(직인의 사용) ① 직인은 소정의 결재과정과 통제가 끝난 문서에 한하여 날인하여야 한다.
② 직인 관수 책임자는 별지 제13호 서식의 직인 사용대장에 날인할 문서의 관계사항을 기입하여야 한다. 다만, 문서발송대장 및 제증명서 발급대장에 기록한 것은 이에 갈음할 수 있다.
제44조(인영의 인쇄사용) ① 직인을 찍어야 할 문서로서 다수의 수신자에게 동시에 발신 또는 교부하는 문서에는 직인 날인에 갈음하여 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 수 있다.
② 업무수행에 지장이 없다고 인정되는 때에는 문서의 크기나 용도에 따라 인영의 크기를 적절하게 축소 인쇄하여 사용할 수 있다. 다만, 문서에 복수 부서장 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 경우 상위자의 직인이 하위자의 직인보다 적절히 크도록 조정하여야 한다.
③ 직인의 인영을 인쇄하여 사용할 때에는 직인 관수 책임자는 그 사용 내역을 기록, 유지하여야 한다.
제45조(직인의 위치) 직인은 그 부서 또는 직위의 명칭의 끝 자가 인영의 가운데 오도록 찍는다.
제46조(직인의 색깔) 직인인영의 색깔은 빨간색으로 한다. 다만, 전자문서를 출력하여 시행하거나 모사 전송기를 통하여 문서를 접수하는 경우에는 관인인영의 색깔을 검정색으로 할 수 있다.
제47조(직인의 사고) ① 직인을 분실 하거나 도난당하였을 때에 직인 관수 책임자는 지체없이 필요한 조치를 취하고 즉시 그 전말을 총무처장에게 보고하여야 한다.
② 전항의 사유로 인해 직인을 재교부할 필요가 있을 때에는 제41조에 따라 처리한다.
제48조(비상반출) 비상사태가 생긴 때에는 직인을 우선적으로 반출하여야 한다.
제4장 전자문서시스템 관리
제49조(시스템 관리) ① 전자문서시스템은 문서관리부서의 담당자가 총괄 관리한다.
② 연구정보처 전산담당자는 전자문서시스템이 원활하게 운영될 수 있도록 서버 관리, 전자문서의 백업을 담당한다. <개정 2017.9.15.>
③ 전자문서시스템의 조직도는 문서관리부서의 담당자가 관리한다.
④ 구성원의 인적사항 정보는 해당부서(총무팀 및 교원팀)에서 관리한다.
⑤ 신규 및 퇴임 교직원의 발생이나 인사이동이 있을 때에 해당부서(총무팀 및 교원팀)의 담당자는 신속히 그 사항을 변경하여 전자문서시스템 내의 조직도에 반영될 수 있도록 한다.
제50조(전자문서의 처리 및 결재) ① 전자문서의 작성, 검토, 협조, 결재, 발송 및 접수는 본 규칙에 의하여 처리한다.
② 결재권이 있는 자는 자신의 컴퓨터상에 결재, 검토, 또는 협조하여야 할 전자문서가 있는지를 수시로 확인하고 이를 처리함으로써 신속한 결재가 이루어질 수 있도록 하여야 한다.
③ 전보 명령을 받은 사용자는 자신에게 관련된 결재문서를 완결하여 전자문서의 처리가 정상적으로 완료될 수 있도록 한다.
제5장 기 타
제51조(준용) 이 규칙에 명시되지 않은 사항은 정부의 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」, 동 시행규칙 등의 관련규정을 준용한다. <개정 2013.2.14.>
    • 부 칙 이 규칙은 2017년 9월 15일부터 시행한다.
    • [별지1] 사무인계인수서
    • [별지2] 부서간사무인계인수서
    • [별지3] 기안문(시행문 겸용)
    • [별지4] 협조부서 의견검토서
    • [별지5] 문서배부대장
    • [별지6] 접수인
    • [별지7] 문서등록대장
    • [별지8] 문서분류기준표 변경신청서
    • [별지9] 문서분류기준표
    • [별지10] 보유문서 대출기록부
    • [별지11] 직인 (재)교부신청서
    • [별지12] 직인대장
    • [별지13] 직인사용대장