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개인정보 보호에 관한 규칙

[시행 2017-09-15][규칙 기획팀-1142 일부개정]

총무팀
제1장 총 칙
제1조(목적) 이 규칙은 아주대학교의 컴퓨터에 의하여 처리되는 개인정보의 보호를 위하여 그 취급에 관하여 필요한 사항을 정함으로써 적정한 업무수행을 도모함과 아울러 구성원의 권리와 이익을 보호함을 목적으로 한다.
제2조(정의) 이 규칙에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1. “부서”라 함은 「아주대학교 직제규정」제5조에서 정한 부서를 말한다.
2. “개인정보”라 함은 개인에 관한 정보로서 성명, 주민등록번호, 사번 및 학번 등의 사항에 의하여 당해 개인을 식별할 수 있는 정보(당해 정보만으로는 특정개인을 식별할 수 없더라도 다른 정보와 용이하게 결합하여 식별할 수 있는 것을 포함한다)를 말한다.
3. “처리”라 함은 컴퓨터를 사용하여 정보의 입력, 저장, 편집, 검색, 삭제 및 출력 기타 이와 유사한 행위를 하는 것을 말한다. 다만, 문장만을 작성하는 등의 단순 업무처리를 위한 행위를 하는 것을 제외한다.
4. “개인정보파일”이라 함은 특정개인의 신분을 식별할 수 있는 사항에 의하여 당해 개인정보를 검색할 수 있도록 체계적으로 구성된 개인정보의 집합물로서 개인컴퓨터 및 서버에 저장된 것을 말한다.
5. “처리정보”라 함은 개인정보파일에 기록되어 있는 개인정보를 말한다.
6. “보유”라 함은 개인정보파일을 작성 또는 취득하거나 유지․관리하는 것(개인정보의 처리를 다른 기관․단체 등에 위탁하는 경우를 포함하되, 타부서 및 다른 기관․단체 등으로부터 위탁받은 경우를 제외한다)을 말한다.
7. “정보주체”라 함은 처리정보에 의하여 식별되는 자로서 당해 정보의 주체가 되는 자를 말한다.
제2장 개인정보 수집 및 처리
제3조(개인정보파일의 보유) 각 부서는 소관업무를 수행하기 위하여 필요한 범위 안에서 개인정보파일을 보유할 수 있다.
제3조의2(개인정보파일 보유기간의 산정) ① 개인정보파일 보유기간은 개별 개인정보의 수집부터 삭제까지의 생애주기로서 보유목적에 부합된 최소기간으로 산정하되, 개별 법령의 규정에서 명확하게 제시된 자료의 보존기간에 따라 산정하여야 한다. <신설 2017.1.31.>
② 개별 법령에서 구체적인 보유기간이 명확하게 제시되어 있지 않은 경우 개인정보 보호책임자의 협의를 거쳐 총장의 결재를 통하여 산정하여야 한다, 다만 보유기간은 별표 제2호의 개인정보파일 보유기간 책정기준표에 제시한 기준과 공공기록물 관리에 관한 법률시행령에 따른 기록관리기준표를 상회할 수 없다. <신설 2017.1.31.>
③ 정책고객, 홈페이지회원 등의 홍보 및 대민서비스 목적의 외부고객 명부는 특별한 경우를 제외하고는 2년을 주기로 정보주체의 재동의 절차를 거쳐 동의한 경우에만 계속적으로 보유할 수 있다. <신설 2017.1.31.>
제3조의3(개인정보의 파기) ① 개인정보취급자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보(또는 개인정보파일)가 불필요하게 되었을 때에는 정당한 사유가 없는 한 5일 이내에 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다. <신설 2017.1.31.>
② 제1항에 따라 개인정보를 파기하는 경우 개인정보취급자는 개인정보 부서별 책임자의 승인을 거쳐 개인정보보호 책임자에게 개인정보(파일) 파기 요청서를 제출하고, 개인정보보호 책임자의 승인을 얻어 개인정보(파일)를 파기한 후, 개인정보(파일)파기 대장에 기록하고, 그 결과를 5일 이내에 개인정보보호 책임자에게 보고하여야 한다. <신설 2017.1.31.>
③ 제2항에 따라 개인정보파일을 파기한 경우 개인정보 부서별 책임자는 개인정보파일 파기요청서에 의하여 등록사실에 대한 삭제를 개인정보보호 책임자에게 요청하고, 개인정보 보호책임자는 그 사실을 확인하고 지체 없이 등록사실을 삭제한 후 그 사실을 행정자치부에 통보한다. <신설 2017.1.31.>
④ 저장매체 또는 문서에 기록된 개인정보(파일)을 파기할 때에는 복구 또는 재생되지 아니하도록 조치하여야 한다. <신설 2017.1.31.>
⑤ 타 법령 등에 의하여 개인정보 보존이 필요한 경우 다른 개인정보와 분리하여 저장·관리하여야 한다. <신설 2017.1.31.>
⑥ 개인정보취급자는 개인용 PC, 모바일에 개인정보 보유기간 경과하거나 사용목적이 완료된 개인정보(파일)가 있을 경우에는 해당 개인정보(파일)을 삭제하여야 한다. <신설 2017.1.31.>
제4조(사전통보) ① 각 부서의 장이 개인정보파일을 보유하고자 하는 경우에는 총무처장에게 다음 각 호의 사항을 통보하여야 한다. 각 부서의 장이 통보한 사항을 변경하거나 개인정보파일의 보유를 폐지하고자 하는 경우에도 또한 같다.
1. 개인정보파일의 명칭
2. 개인정보파일의 보유목적
3. 부서명
4. 개인정보파일에 기록되는 개인 및 항목의 범위
5. 개인정보파일의 열람예정시기
6. 열람이 제한되는 처리정보의 범위 및 그 사유
② 제1항의 규정은 다음 각 호의 1에 해당하는 개인정보파일에 대하여는 이를 적용하지 아니한다.
1. 컴퓨터의 시험운영을 위하여 사용되는 개인정보파일
2. 1년 이내 삭제되는 처리정보를 기록한 개인정보파일
3. 부서의 내부적 업무처리만을 위하여 사용되는 개인정보파일
제5조(개인정보파일대장의 작성) 총무처장은 제4조제2항 각 호의 규정에 의한 개인정보파일을 제외하고는 보유하고 있는 개인정보파일별로 제4조제1항 각 호의 규정에 의한 사항을 기재한 대장(이하 “개인정보파일대장”이라 한다)을 <별표서식 1>에 의거하여 작성․보관하고 열람할 수 있도록 하여야 한다.
제6조(개인정보의 안전성 확보 등) ① 각 부서장은 개인정보를 처리함에 있어 개인정보가 분실, 도난, 누출, 변조 또는 훼손되지 아니하도록 안전성 확보에 필요한 조치를 강구하여야 한다.
② 각 부서장은 처리정보의 정확성 및 최신성을 확보하도록 노력하여야 한다.
③ 각 부서로부터 개인정보의 처리를 위탁받은 자에 대하여도 제1항의 규정을 준용한다.
제7조(처리정보의 이용 및 제공의 제한) ① 각 부서장은 당해 개인정보파일의 보유목적 외에 목적으로 처리정보를 이용하거나 다른 기관에 제공하여서는 아니 된다.
② 제1항의 규정에 불구하고 다음 각 호의 1에 해당하는 경우에는 당해 개인정보파일의 보유목적외의 목적으로 처리정보를 이용하거나 다른 기관에 제공할 수 있다.
1. 정보주체의 동의가 있거나 정보주체에게 제공하는 경우
2. 통계작성 및 학술연구 등의 목적을 위한 경우로서 특정개인을 식별할 수 없는 형태로 제공하는 경우
3. 정보주체 또는 그 법정대리인이 의사표시를 할 수 없는 상태에 있거나 주소불명 등으로 동의를 할 수 없는 경우로서 정보주체외의 자에게 제공하는 것이 명백히 정보주체에게 이익이 된다고 인정되는 경우
4. 징계사안의 조사 또는 감사를 위해 필요하다고 총장이 인정하는 경우
5. 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지에 필요한 경우
6. 법원의 재판업무수행을 위하여 필요한 경우
③ 각 부서장은 처리정보를 정보주체외의 자에게 제공하는 때에는 처리정보를 수령한 자에 대하여 사용목적, 사용방법 기타 필요한 사항에 대하여 제한을 하거나 처리정보의 안전성확보를 위하여 필요한 조치를 강구하도록 요청하여야 한다.
④ 정보주체의 권리와 이익을 보호하기 위하여 필요하다고 인정하는 때에는 처리정보의 이용을 특정부서로 제한할 수 있다.
⑤ 타부서로부터 제공받은 처리정보를 이용하는 부서는 제공부서의 동의 없이 당해 처리정보를 다른 기관에 제공하여서는 아니 된다.
제8조(개인정보취급자의 의무) 개인정보의 처리를 행하는 직원이나 직원이었던 자 또는 이 대학교로부터 개인정보의 처리업무를 위탁받아 그 업무에 종사하거나 종사하였던 자는 직무상 알게 된 개인정보를 누설 또는 권한 없이 처리하거나 타인의 이용에 제공하는 등 부당한 목적을 위하여 사용하여서는 아니 된다.
제9조(개인정보의 열람) ① 정보주체는 자신의 개인정보에 대한 열람을 요구하려는 경우에는 다음 각 호의 사항 중 열람하려는 사항을 표시한 개인정보 열람요구서를 본 대학교에 제출하여야 한다. <개정 2017.1.31.>
1. 개인정보의 항목 및 내용
2. 개인정보의 수집·이용의 목적
3. 개인정보 보유 및 이용 기간
4. 개인정보의 제3자 제공 현황
5. 개인정보 처리에 동의한 사실 및 내용
② 정보주체가 행정자치부장관을 통하여 자신의 개인정보에 대한 열람을 요구하려는 경우에는 제1항에 따른 개인정보 열람요구서를 행정자치부장관에게 제출하여야 한다. 이 경우 행정자치부장관은 지체 없이 그 개인정보 열람요구서를 해당 공공기관에 이송하여야 한다. <개정 2017.1.31.>
③ 개인정보보호책임자는 제1항에 따른 개인정보 열람요구서를 받은 날부터 10일 이내에 정보주체에게 해당 개인정보를 열람할 수 있도록 하는 경우와 열람 요구 사항 중 일부를 열람하게 하는 경우에는 열람할 개인정보와 열람이 가능한 날짜·시간 및 장소 등을 열람통지서로 해당 정보주체에게 알려야 한다. <개정 2017.1.31.>
제10조(개인정보 열람의 제한·연기 및 거절) ① 개인정보보호책임자는 제9조제1항에 따른 열람 요구 사항 중 일부가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 일부에 대하여 열람을 제한할 수 있으며, 열람이 제한되는 사항을 제외한 부분은 열람할 수 있도록 하여야 한다. <개정 2017.1.31.>
1. 법률에 따라 열람이 금지되거나 제한되는 경우
2. 다른 사람의 생명·신체를 해할 우려가 있거나 다른 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우
3. 공공기관이 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 업무를 수행할 때 중대한 지장을 초래하는 경우
가. 「초ㆍ중등교육법」 및 「고등교육법」에 따른 각급 학교, 「평생교육법」에 따른 평생교육시설, 그 밖의 다른 법률에 따라 설치된 고등교육기관에서의 성적 평가 또는 입학자 선발에 관한 업무
나. 학력·기능 및 채용에 관한 시험, 자격 심사에 관한 업무
다. 다른 법률에 따라 진행 중인 감사 및 조사에 관한 업무
② 개인정보보호책임자가 정보주체의 열람을 연기하거나 열람을 거절하려는 경우에는 열람 요구를 받은 날부터 10일 이내에 연기 또는 거절의 사유 및 이의제기방법을 열람의 연기·거절 통지서로 해당 정보주체에게 알려야 한다. <개정 2017.1.31.>
제11조(개인정보의 정정ㆍ삭제) ① 자신의 개인정보를 열람한 정보주체는 본 대학교에 그 개인정보의 정정 또는 삭제를 요구할 수 있다. 다만, 다른 법령에서 그 개인정보가 수집 대상으로 명시되어 있는 경우에는 그 삭제를 요구할 수 없다. <개정 2017.1.31.>
② 개인정보보호책임자는 제1항에 따른 정보주체의 요구를 받았을 때에는 개인정보의 정정 또는 삭제에 관하여 다른 법령에 특별한 절차가 규정되어 있는 경우를 제외하고는 지체 없이 그 개인정보를 조사하여 정보주체의 요구에 따라 정정·삭제 등 필요한 조치를 한 후 그 결과를 정보주체에게 알려야 한다. <개정 2017.1.31.>
③ 개인정보보호책임자는 정보주체의 요구가 제1항 단서에 해당될 때에는 지체 없이 그 내용을 정보주체에게 알려야 한다. <개정 2017.1.31.>
④ 개인정보보호책임자는 제2항에 따른 조사를 할 때 필요하면 해당 정보주체에게 정정·삭제 요구사항의 확인에 필요한 증거자료를 제출하게 할 수 있다. <개정 2017.1.31.>
⑤ 개인정보보호책임자는 제1항에 따른 개인정보 정정ㆍ삭제요구서를 받은 날부터 10일 이내에 해당 개인정보의 정정ㆍ삭제 등의 조치를 한 경우에는 그 조치를 한 사실을, 제1항 단서에 해당하여 삭제 요구에 따르지 아니한 경우에는 그 사실 및 이유와 이의제기방법을 개인정보 정정ㆍ삭제 결과 통지서로 해당 정보주체에게 알려야 한다. <개정 2017.1.31.>
제11조의2(개인정보의 처리정지 등) ① 정보주체는 본 대학교에 대하여 자신의 개인정보 처리의 정지를 요구할 수 있다. 이 경우 공공기관에 대하여는 행정자치부장관에게 등록 대상이 되는 개인정보파 일 중 자신의 개인정보에 대한 처리의 정지를 요구할 수 있다. <신설 2017.1.31.>
② 개인정보보호책임자는 제1항에 따른 요구를 받았을 때에는 지체 없이 정보주체의 요구에 따라 개인정보 처리의 전부를 정지하거나 일부를 정지하여야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 정보주체의 처리정지 요구를 거절할 수 있다. <신설 2017.1.31.>
1. 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우
2. 다른 사람의 생명·신체를 해할 우려가 있거나 다른 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우
3. 공공기관이 개인정보를 처리하지 아니하면 다른 법률에서 정하는 소관 업무를 수행할 수 없는 경우
4. 개인정보를 처리하지 아니하면 정보주체와 약정한 서비스를 제공하지 못하는 등 계약의 이행이 곤란한 경우로서 정보주체가 그 계약의 해지 의사를 명확하게 밝히지 아니한 경우
③ 개인정보보호책임자는 제2항 단서에 따라 처리정지 요구를 거절하였을 때에는 정보주체에게 지체 없이 그 사유를 알려야 한다. <신설 2017.1.31.>
④ 개인정보보호책임자는 정보주체의 요구에 따라 처리가 정지된 개인정보에 대하여 지체 없이 해당 개인정보의 파기 등 필요한 조치를 하여야 한다. <신설 2017.1.31.>
⑤ 개인정보보호책임자는 제1항에 따른 개인정보 처리정지 요구서를 받은 날부터 10일 이내에 해당 개인정보의 처리정지 조치를 한 경우에는 그 조치를 한 사실을, 같은 항 단서에 해당하여 처리정지 요구에 따르지 아니한 경우에 는 그 사실 및 이유와 이의제기방법을 개인정보 처리정지 요구에 대한 결과 통지서로 해당 정보주체에게 알려야 한다. <신설 2017.1.31.>
제11조의3(정보주체 이외로부터 수집한 개인정보의 수집 출처 등 고지) ① 개인정보부서별책임자가 정보주체 이외로부터 수집한 개인정보를 처리하는 때에는 정보주체의 요구가 있으면 즉시 다음 각호의 모든 사항을 정보주체에게 알려야 한다. <신설 2017.1.31.>
1. 개인정보의 수집 출처
2. 개인정보의 처리 목적
3. 개인정보 처리의 정지를 요구할 권리가 있다는 사실
② 제1항에도 불구하고 5만명 이상의 정보주체의 고유식별정보를 처리하거나 또는 100만원 이상의 정보주체의 개인정보를 처리하는 경우에는 제3자 제공 동의에 따라 정보주체 이외로부터 개인정보를 수집하여 처리하는 때에는 개인정보를 제공받은 날부터 3개월 이내에 제1항 각 호의 모든 사항을 정보주체에게 알려야 한다. 다만, 개인정보처리자가 수집한 정보에 연락처 등 정보주체에게 알릴 수 있는 개인정보가 포함되지 아니한 경우에는 그러하지 아니하다. <신설 2017.1.31.>
③ 「개인정보 보호법」 제20조제3항 각 호에 근거하여 제1항에 따른 정보주체의 요구를 거부하는 경우에는 정당한 사유가 없는 한 정보주체의 요구가 있은 날로부터 3일 이내에 그 거부의 근거와 사유를 정보주체에게 알려야 한다. <신설 2017.1.31.>
④ 제1항은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 적용하지 아니한다. <신설 2017.1.31.>
1. 고지를 요구하는 대상이 되는 개인정보가 「개인정보 보호법」 제32조제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는 개인정보파일에 포함되어 있는 경우
2. 고지로 인하여 다른 사람의 생명·신체를 해할 우려가 있거나 다른 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우
제11조의4(정보주체 권리행사시 본인확인) 개인정보보호책임자는 정보주체가 열람, 정정 및 삭제, 처리정지 등을 요구를 한 자가 본인이거나 정당한 대리인인지를 주민등록증․운전면허증․여권 및 학생증 등의 신분증명서를 제출받아 확인하여야 한다. <신설 2017.1.31.>
제3장 개인정보보호위원회
제12조(개인정보보호위원회) ① 총장은 개인정보의 보호에 관한 사항을 심의하기 위하여 개인정보보호위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.
제13조(위원회 구성 및 운영) ① 위원회는 총무처장을 위원장으로 하며 위원장을 포함한 총 7인 이내의 위원으로 구성한다.
② 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.
1. 개인정보보호에 관한 정책 및 제도개선에 관한 사항
2. 처리정보의 이용 및 제공에 관한 사항
3. 개인정보처리 위반자의 조치에 관한 사항
③ 위원의 임기는 1년으로 한다.
제4장 홈페이지에 의한 개인정보 보호
제14조(홈페이지에 의한 개인정보 보호) 연구정보처장은 홈페이지에 의한 개인정보 보호를 위하여 개인정보보호정책을 홈페이지에 명시하여야 한다. <개정 2017.9.15.>
제15조(홈페이지를 통한 개인정보 공개) 각 부서장은 홈페이지를 통해 개인정보를 공개하고자 하는 경우 정보주체의 동의를 받아야 한다.
제16조(홈페이지를 통한 개인정보 유출방지) ① 연구정보처장은 홈페이지를 통해 개인정보가 유출되지 않도록 시스템 보완을 위하여 노력하여야 한다. <개정 2017.9.15.>
② 교수, 직원 및 학생은 홈페이지에서 취득한 개인정보를 정보주체의 동의 없이 외부인에게 유출하여서는 아니 된다.
제17조(홈페이지를 통한 개인정보 침해에 대한 조치) ① 정보주체는 홈페이지에 공개된 개인정보에 대하여 연구정보처장에게 이의정정을 요구할 수 있다. <개정 2017.9.15.>
② 연구정보처장은 홈페이지에 공개된 개인정보의 정정을 정보주체로부터 요구받은 경우 해당부서에 통보하고 이를 즉시 시정하여야 한다. <개정 2017.9.15.>
제5장 개인정보보호 계획의 수립 등
제18조(연간 개인정보보호 계획의 수립) 총무처장은 연간 개인정보 보호를 위하여 연간개인정보보호계획을 수립하고 이를 시행하여야 한다.
제19조(개인정보보호책임관) ① 컴퓨터에 의하여 작성되는 문서의 개인정보보호 및 홈페이지에서의 개인정보보호를 위하여 부서별 개인정보보호책임관은 각 부서장으로 한다.
② 개인정보보호책임관은 각 부서별로 업무목적을 위해 보유하고 있는 개인정보의 처리 및 공개여부를 책임진다. 또한 <별표서식 2>에 의거하여 개인정보공개 관리대장을 작성하도록 한다.
제20조(개인정보보호 위반자에 대한 처리) ① 총무처장은 개인정보처리 업무를 방해할 목적으로 다음 각호의 1에 해당하는 행위를 한 자에 대하여 개인정보보호위원회의 심의를 거쳐 총장에게 징계를 요구할 수 있다.
1. 개인정보처리 업무를 방해할 목적으로 처리하고 있는 개인정보를 변경 또는 말소한 자.
2. 개인정보를 누설 또는 권한 없이 처리하거나 타인의 이용에 제공하는 등 부당한 목적으로 사용한 자.
3. 기타 부정한 방법으로 공공기관으로부터 처리정보를 열람 또는 제공받은 자.
제21조(준용규정) 이 규칙에 정하지 않은 사항에 대하여는 「개인정보 보호법」 및 관계법령에 따른다. <개정 2017.1.31.>
    • 부 칙 이 규칙은 2017년 9월 15일부터 시행한다.
    • [별표1] 개인정보파일대장
    • [별표2] 개인정보공개 관리대장